계획을 실천하는데 도움이 되는 도구 [칸반보드]

 

칸반보드란?

칸반보드(Kanban Board)는 작업의 흐름을 시각적으로 표현한 도구로, 일본의 도요타 생산 시스템에서 시작되었습니다. 칸반(Kanban)이라는 단어는 일본어인데 "간판" 또는 "표지판"이라는 뜻입니다. 칸반보드는 아직 시작하지 않은 작업 목록(To-Do), 현재 진행 중인 작업 목록(In-progress) 그리고 완료된 작업 목록(Done)으로 이루어집니다. 계획의 특성에 따라 이 외에도 필요에 따라 보류, 논의 중 등의 추가 칼럼을 사용할 수 있습니다. 이러한 분류를 통해 현재 작업 중인 항목의 수를 제한하여 업무 흐름의 병목 현상을 방지하고 효율성과 생산성을 높일 수 있습니다.

칸반보드의 장점과 필요성

칸반보드는 개인과 팀 모두에게 유용한 도구로, 특히 프로젝트 관리와 일상 업무 관리에 적합합니다. 작업의 모든 단계를 시각적으로 보여주기 때문에 작업의 상태를 한눈에 파악할 수 있고, 필요한 조치를 신속히 취할 수 있습니다. 또한 작업 중인 항목 수를 제한하여 작업 과부하를 방지하여 충분한 시간을 할애할 수 있습니다.팀원들이 칸반보드를 공유하면 작업 현황이 투명하게 공개되기 때문에 팀원 간의 협력이 강화되고, 업무 분배도 효율적으로 이루어집니다. 칸반보드는 새로운 칼럼을 추가하거나 기존 작업을 재배치하는 것이 간단하여, 프로젝트의 변동 사항에 쉽게 적응할 수 있고 변화하는 요구 사항에 빠르게 대응할 수 있습니다.

칸반보드 활용 방법

칸반보드는 아날로그와 온라인 도구 모두에서 제작할 수 있습니다. 아날로그 형식을 원한다면 화이트보드와 포스트잇을 사용해 간단히 제작 가능합니다. 디지털에서는 Trello와 같이 칸반보드에 특화된 프로그램도 있고 notion 처럼 칸반보드 기능을 포함하고 있는 플랫폼을 선택할 수도 있습니다. 도구를 선택했다면 프로젝트에 적합한 칼럼을 설정 하고 작업 리스트를 작성합니다. 리스트업한 작업을 카드 형태로 만들고 카드에는 작업 제목, 내용, 마감일 등 세부 정보를 포함합니다. 작업이 진행됨에 따라 카드를 적절한 칼럼으로 이동시켜 작업 진행과정을 한눈에 볼 수 있도록 합니다. 이 때 각 칼럼당 작업수를 제한하면 일의 능률을 올릴 수 있습니다. 또한 칼럼에 작업 카드를 우선순위에 따라 배치하면 중요한 것부터 처리할 수 있습니다. 팀프로젝트라면 팀원들과 함께 공유할 수 있는 도구를 선택하여 작업의 흐름을 모두가 파악하고 정기적으로 검토해 효율성을 극대화 할 수 있습니다.